اللغة
إليك ما لا يخبرك به أحد عن إنشاء العروض التقديمية: يبدأ معظم الأشخاص في المكان الخطأ.
يفتحون بوربوينت. يختارون قالبًا. يبدأون في إضافة الشرائح. وبعد ذلك، في مكان ما حول الشريحة 5، أدركوا أنه ليس لديهم أي فكرة إلى أين يتجه هذا العرض التقديمي بالفعل.
المشكلة ليست أنهم سيئون في صنع الشرائح. المشكلة هي أنهم تخطوا المخطط التفصيلي.
المخطط التفصيلي هو الأساس الذي يحدد ما إذا كان العرض التقديمي منطقيًا أم ينهار. إنه الفرق بين العرض التقديمي الذي يتدفق بشكل طبيعي والعرض الذي تختلق فيه الأشياء بوضوح أثناء التنقل.
دعونا نصلح ذلك.
لديك عرض تقديمي غدًا. أنت تعرف تقريبًا ما تريد قوله. لماذا لا تبدأ فقط في بناء الشرائح؟
لأنك ستنشئ الشرائح بالترتيب الذي تفكر فيه، وليس بالترتيب المنطقي. سوف تكرر نفسك. ستدرك في منتصف الطريق أنك تفتقد إلى معلومات مهمة. سوف ينتهي بك الأمر مع 10 شرائح لا تتصل تمامًا.
ثم ستقضي ساعات في إعادة ترتيب الشرائح وحذف التكرارات ومحاولة فرض سرد متماسك على شيء لم يتم تصميمه أبدًا ليكون موجودًا.
مخطط تفصيلي يحل هذا. ليس عن طريق إضافة عمل إضافي. من خلال منع العمل الضائع.
عندما تحدد الخطوط العريضة أولاً، فإنك تكتشف ما تحاول قوله بالفعل قبل إلزامه بالشرائح. يمكنك تحديد الفجوات. يمكنك إصلاح المنطق. تقوم بترتيب الأشياء بترتيب منطقي بالفعل.
المخطط التفصيلي ليس البرنامج النصي الخاص بك. إنها ليست الشرائح الخاصة بك. إنها ليست حتى نقاط الحديث الخاصة بك.
المخطط التفصيلي هو الهيكل العظمي لعرضك التقديمي. فكر في الأمر مثل بناء منزل. لن تبدأ في تثبيت الحوائط الجافة قبل أن تعرف إلى أين تذهب الجدران، أليس كذلك؟
يجيب المخطط الجيد على هذه الأسئلة:
ما هي النقطة الرئيسية التي تثيرها؟
ما هي النقاط الداعمة 3-5 التي تثبت أو تشرح هذه النقطة الرئيسية؟
ما الأدلة أو الأمثلة أو البيانات التي تدعم كل من هذه النقاط؟
ما الترتيب الأكثر ملاءمة لجمهورك؟
كيف يرتبط كل شيء معًا؟
يخلط معظم الأشخاص بين الخطوط العريضة وقائمة الموضوعات.
يبدو المخطط السيئ كما يلي:
يبدو المخطط الجيد كما يلي:
هل ترى الفرق؟ يخبرك الإصدار الثاني بالضبط بما تقوله ولماذا.
الخطوة 1: ابدأ برسالتك الأساسية
ليس «أنا أعرض نتائج الربع الثالث». هذا موضوع وليس رسالة.
«تظهر نتائج الربع الثالث أن الاحتفاظ بالعملاء هو أكبر رافعة نمو لدينا» هي رسالة.
اكتب رسالتك الأساسية في جملة واحدة. إذا لم تتمكن من القيام بذلك، فأنت لا تعرف موضوع العرض التقديمي حتى الآن.
الخطوة 2: تحديد نقاط الدعم الرئيسية
ما الذي يحتاج جمهورك إلى فهمه أو تصديقه لقبول رسالتك الأساسية؟
عادة ما تكون هذه 3-5 نقاط رئيسية. ليس 7. ليس 12.
إذا كان لديك أكثر من خمس نقاط رئيسية، فإما أن يكون لديك عرضين تقديميين مختبئين في عرض واحد، أو أن بعض النقاط «الرئيسية» الخاصة بك تدعم التفاصيل بالفعل.
الخطوة 3: إضافة أدلة وأمثلة
تحت كل نقطة رئيسية، ضع قائمة بالأدلة أو الأمثلة أو البيانات أو القصص التي تدعمها.
لا «زادت المبيعات». لكن «مبيعات المنطقة الشمالية الشرقية زادت بنسبة 23٪ بعد تنفيذ البرنامج التدريبي الجديد، مقارنة بـ 8٪ في المناطق التي لا توجد بها».
لا تحتاج إلى كتابة كل شيء كلمة بكلمة. ما عليك سوى التقاط تفاصيل كافية حتى تعرف ما تتحدث عنه.
الخطوة 4: ترتيب الأشياء بترتيب منطقي
يقوم معظم الأشخاص بترتيب نقاطهم بالترتيب الذي فكروا فيه، وليس بالترتيب المنطقي للجمهور.
اسأل نفسك: ما الذي يحتاج جمهوري إلى فهمه أولاً قبل أن تصبح النقطة التالية منطقية؟
تحتاج أحيانًا إلى إنشاء مشكلة قبل تقديم الحل. في بعض الأحيان تحتاج إلى السياق قبل البيانات. في بعض الأحيان تحتاج إلى قصة قبل الجدال.
الخطوة 5: أضف الافتتاح والإغلاق
الآن بعد أن عرفت ما تقوله في المنتصف، اكتشف كيف تبدأ وتنتهي.
يجب أن تجذب افتتاحك الانتباه وتشرح لماذا يجب أن يهتم الناس. يجب أن يعزز الإغلاق رسالتك الأساسية ويخبر الناس بما يجب عليهم فعله بعد ذلك.
لا توجد طريقة واحدة صحيحة. فيما يلي بعض الطرق:
طريقة النقطة النقطية
افتح مستندًا وابدأ في سرد النقاط مع التفاصيل المتداخلة أسفله.
ميزة: بسيطة وسريعة ومرنة.
العيب: من السهل أن تضيع في التفاصيل.
طريقة الملاحظات اللاصقة
اكتب كل فكرة رئيسية على ملاحظة لاصقة. ضعها على الحائط. حركها حتى يصبح الترتيب منطقيًا. ثم أضف المزيد من الملاحظات اللاصقة أدناه مع التفاصيل الداعمة.
الميزة: يمكنك إعادة ترتيب الأشياء فعليًا ورؤية الهيكل بأكمله مرة واحدة.
العيب: من الصعب التقاط الكثير من التفاصيل.
طريقة جدول البيانات
قم بإنشاء أعمدة للقسم والنقطة الرئيسية والتفاصيل الداعمة والأدلة وتقدير الوقت. املأها صفًا تلو الآخر.
الميزة: تجبرك على أن تكون منظمًا ومحددًا.
العيب: يمكن أن تشعر بالصلابة.
طريقة ندفة الثلج
ابدأ بجملة واحدة تلخص العرض التقديمي بأكمله. قم بتوسيع ذلك إلى فقرة تحتوي على نقاطك الرئيسية. قم بتوسيع كل جملة إلى فقرة خاصة بها. استمر في التوسع.
الميزة: تضمن أن كل شيء يتصل مرة أخرى برسالتك الأساسية.
العيب: يستغرق وقتًا أطول مقدمًا.
اختر أيهما أكثر طبيعية. لا تهم الأداة. التفكير يفعل.
إذا كنت خبيرًا وتعرف موضوعك باردًا، فاجعله عالي المستوى. إذا كنت أقل خبرة أو تقدم شيئًا جديدًا، فأضف المزيد من التفاصيل.
ولكن هنا المفتاح: يجب ألا يكون المخطط التفصيلي الخاص بك هو النص الكامل.
إذا كتبت كل كلمة تخطط لقولها، فسوف ينتهي بك الأمر إلى القراءة بدلاً من التحدث بشكل طبيعي.
يجب أن يحتوي المخطط التفصيلي الخاص بك على تفاصيل كافية حتى تعرف ما تقوله، ولكن ليس كثيرًا لدرجة أنك تميل إلى قراءته كلمة بكلمة.
يحدث هذا للجميع. يمكنك إنشاء مخطط تفصيلي والبدء في البناء وإدراك أن شيئًا ما لا يعمل.
لا بأس بذلك. المخطط التفصيلي الخاص بك ليس منحوتًا في الحجر.
عندما يحتاج شيء ما إلى التغيير، ارجع إلى المخطط التفصيلي الخاص بك وقم بإصلاحه هناك أولاً. ثم قم بتحديث الشرائح الخاصة بك.
لا تبدأ فقط في تغيير الشرائح بشكل عشوائي. هذه هي الطريقة التي تعود بها إلى حيث بدأت.
عروض المبيعات
عروض تقديمية تقنية
عروض تدريبية
محادثات المؤتمر
مخططك التفصيلي هو دليل وليس سجنًا.
في بعض الأحيان تقدم وتدرك أن مثالًا مختلفًا سيعمل بشكل أفضل. في بعض الأحيان يأخذك الجمهور في اتجاه إنتاجي. في بعض الأحيان ينفد الوقت.
كل شيء على ما يرام.
الأشخاص الذين يواجهون المشاكل هم الذين لم يكن لديهم هيكل في البداية. لديك خطة. يمكنك التعديل دون فقدان الخيط.
يجبرك المخطط التفصيلي على التفكير في منطقك قبل الالتزام بالشرائح. يساعدك على رؤية ما هو مفقود. إنه يوضح لك الترتيب المنطقي. يمنعك من تكرار نفسك. يمنحك الثقة لأنك تعرف إلى أين أنت ذاهب.
هذا هو السبب في أن مقدمي العروض ذوي الخبرة يحددون دائمًا أولاً. لقد تعلموا أن العروض التقديمية التي لا تحتوي على مخططات تفصيلية دائمًا ما تواجه مشكلات.
في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى إنشاء عرض تقديمي، جرب هذا:
قبل فتح PowerPoint، افتح مستندًا فارغًا.
اكتب رسالتك الأساسية في جملة واحدة. ضع قائمة بنقاط الدعم الرئيسية 3-5 الخاصة بك. تحت كل نقطة، أضف الأدلة أو الأمثلة أو البيانات الرئيسية. رتب كل شيء بترتيب منطقي. أضف الافتتاح والختام.
ثم افتح PowerPoint وابدأ في إنشاء الشرائح.
ربما ستقضي 20-30 دقيقة على المخطط التفصيلي. لكنك ستوفر ساعات على الشرائح. وسوف ينتهي بك الأمر بعرض تقديمي منطقي بالفعل.
لأن المخطط التفصيلي ليس عملاً إضافيًا. إنه الأساس الذي يجعل كل شيء آخر أسهل.
