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Folgendes sagt Ihnen niemand über das Erstellen von Präsentationen: Die meisten Menschen beginnen am falschen Ort.
Sie öffnen PowerPoint. Sie wählen eine Vorlage aus. Sie fangen an, Folien hinzuzufügen. Und dann, irgendwo bei Folie 5, stellen sie fest, dass sie keine Ahnung haben, wohin diese Präsentation eigentlich führt.
Das Problem ist nicht, dass sie schlecht darin sind, Dias zu erstellen. Das Problem ist, dass sie die Gliederung übersprungen haben.
Eine Gliederung ist die Grundlage, die bestimmt, ob Ihre Präsentation Sinn macht oder scheitert. Es ist der Unterschied zwischen einer Präsentation, die natürlich abläuft, und einer, in der Sie sich im Laufe der Zeit eindeutig Dinge ausdenken.
Lass uns das reparieren.
Du hast morgen eine Präsentation fällig. Du weißt ungefähr, was du sagen willst. Warum fängst du nicht einfach an, Folien zu bauen?
Weil Sie Folien in der Reihenfolge erstellen, in der Sie an sie denken, nicht in der Reihenfolge, die Sinn macht. Du wirst dich wiederholen. Sie werden nach der Hälfte feststellen, dass Ihnen wichtige Informationen fehlen. Sie werden am Ende Zehntel von Folien haben, die nicht ganz zusammenpassen.
Dann verbringst du Stunden damit, Folien neu anzuordnen, Duplikate zu löschen und zu versuchen, etwas, das nie dafür entworfen wurde, eine kohärente Erzählung aufzuzwingen.
Eine Gliederung löst das. Nicht indem zusätzliche Arbeit hinzugefügt wird. Indem wir verschwendete Arbeit verhindern.
Wenn Sie zuerst eine Gliederung vornehmen, finden Sie heraus, was Sie eigentlich sagen wollen, bevor Sie es in Folien zusammenfassen. Sie erkennen die Lücken. Sie korrigieren die Logik. Sie ordnen die Dinge in einer Reihenfolge an, die tatsächlich Sinn macht.
Eine Gliederung ist nicht dein Drehbuch. Es sind nicht deine Folien. Es sind nicht einmal deine Gesprächsthemen.
Eine Gliederung ist das Grundgerüst Ihrer Präsentation. Stellen Sie sich das vor, als würden Sie ein Haus bauen. Sie würden nicht anfangen, Trockenbauwände zu nageln, bevor Sie wissen, wohin die Wände führen, oder?
Eine gute Gliederung beantwortet diese Fragen:
Was ist das Hauptargument, das Sie ansprechen?
Was sind die 3-5 Stützpunkte, die diesen Hauptpunkt belegen oder erklären?
Welche Beweise, Beispiele oder Daten stützen jeden dieser Punkte?
Welche Reihenfolge ist für Ihr Publikum am sinnvollsten?
Wie hängt alles zusammen?
Die meisten Leute verwechseln eine Gliederung mit einer Themenliste.
Eine schlechte Gliederung sieht so aus:
Eine gute Gliederung sieht so aus:
Siehst du den Unterschied? Die zweite Version sagt dir genau, was du sagst und warum.
Schritt 1: Beginne mit deiner Kernbotschaft
Nicht „Ich präsentiere unsere Ergebnisse für das dritte Quartal“. Das ist ein Thema, keine Botschaft.
„Unsere Ergebnisse für das dritte Quartal zeigen, dass die Kundenbindung unser größter Wachstumshebel ist“, lautet eine Botschaft.
Schreiben Sie Ihre Kernbotschaft in einem Satz auf. Wenn du das nicht kannst, weißt du noch nicht, worum es in deiner Präsentation geht.
Schritt 2: Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Stützpunkte
Was muss Ihr Publikum verstehen oder glauben, um Ihre Kernbotschaft zu akzeptieren?
Normalerweise sind dies 3-5 Hauptpunkte. Nicht 7. Nicht 12.
Wenn Sie mehr als fünf Hauptpunkte haben, verstecken sich entweder zwei Präsentationen in einer, oder einige Ihrer „Hauptpunkte“ sind tatsächlich unterstützende Details.
Schritt 3: Beweise und Beispiele hinzufügen
Listen Sie unter jedem Hauptpunkt die Beweise, Beispiele, Daten oder Geschichten auf, die ihn stützen.
Nicht „der Umsatz ist gestiegen“. Aber „der Umsatz in der nordöstlichen Region stieg nach der Einführung des neuen Schulungsprogramms um 23%, verglichen mit 8% in Regionen ohne Schulungsprogramm.“
Du musst nicht alles Wort für Wort aufschreiben. Erfassen Sie einfach genug Details, damit Sie wissen, wovon Sie sprechen.
Schritt 4: Ordne die Dinge in logischer Reihenfolge an
Die meisten Leute ordnen ihre Punkte in der Reihenfolge an, in der sie an sie gedacht haben, nicht in der Reihenfolge, die für das Publikum Sinn macht.
Fragen Sie sich: Was muss mein Publikum zuerst verstehen, bevor der nächste Punkt Sinn macht?
Manchmal muss ein Problem geklärt werden, bevor eine Lösung eingeführt werden kann. Manchmal benötigen Sie Kontext vor Daten. Manchmal brauchst du eine Geschichte vor deinem Argument.
Schritt 5: Fügen Sie Ihre Eröffnung und Schließung hinzu
Jetzt, da Sie wissen, was Sie in der Mitte sagen, finden Sie heraus, wie Sie beginnen und enden.
Ihre Eröffnung sollte Aufmerksamkeit erregen und erklären, warum sich die Leute dafür interessieren sollten. Ihr Abschluss sollte Ihre Kernbotschaft bekräftigen und den Leuten sagen, was als Nächstes zu tun ist.
Es gibt keinen richtigen Weg. Hier sind ein paar Ansätze:
Die Bullet Point-Methode
Öffnen Sie ein Dokument und beginnen Sie, Punkte mit verschachtelten Details darunter aufzulisten.
Vorteil: einfach, schnell, flexibel.
Nachteil: Man verliert sich leicht in Details.
Die Haftnotiz-Methode
Schreiben Sie jede wichtige Idee auf eine Haftnotiz. Leg sie an eine Wand. Verschiebe sie, bis die Reihenfolge Sinn macht. Fügen Sie dann weitere Haftnotizen mit unterstützenden Details darunter hinzu.
Vorteil: Sie können Dinge physisch neu anordnen und die gesamte Struktur auf einmal sehen.
Nachteil: Es ist schwieriger, viele Details zu erfassen.
Die Tabellenkalkulationsmethode
Erstellen Sie Spalten für Abschnitt, Hauptpunkt, unterstützende Details, Beweise und Zeitschätzung. Füllen Sie es Zeile für Zeile aus.
Vorteil: zwingt Sie, organisiert und spezifisch zu sein.
Nachteil: kann sich starr anfühlen.
Die Snowflake-Methode
Beginnen Sie mit einem Satz, der Ihre gesamte Präsentation zusammenfasst. Erweitern Sie das in einen Absatz mit Ihren Hauptpunkten. Erweitern Sie jeden Satz in einen eigenen Absatz. Erweitern Sie weiter.
Vorteil: Stellt sicher, dass alles mit Ihrer Kernbotschaft in Verbindung steht.
Nachteil: Dauert im Voraus länger.
Wählen Sie, was sich am natürlichsten anfühlt. Das Tool spielt keine Rolle. Das Denken schon.
Wenn Sie Erfahrung haben und Ihr Thema kalt kennen, halten Sie es auf hohem Niveau. Wenn du weniger erfahren bist oder etwas Neues präsentierst, füge mehr Details hinzu.
Aber hier ist der Schlüssel: Ihre Gliederung sollte niemals Ihr vollständiges Drehbuch sein.
Wenn du jedes Wort, das du sagen willst, aufschreibst, wirst du am Ende lesen, anstatt auf natürliche Weise zu sprechen.
Ihre Gliederung sollte gerade so detailliert sein, dass Sie wissen, was Sie sagen, aber nicht so detailliert, dass Sie versucht sind, sie Wort für Wort zu lesen.
Das passiert jedem. Du erstellst eine Gliederung, fängst an zu bauen und stellst fest, dass etwas nicht funktioniert.
Das ist in Ordnung. Ihr Umriss ist nicht in Stein gemeißelt.
Wenn sich etwas ändern muss, kehren Sie zu Ihrer Gliederung zurück und korrigieren Sie es zuerst dort. Aktualisiere dann deine Folien.
Fangen Sie nicht einfach an, die Folien zufällig zu wechseln. So landest du wieder da, wo du angefangen hast.
Verkaufspräsentationen
Technische Vorträge
Schulungspräsentationen
Vorträge auf der Konferenz
Ihr Entwurf ist ein Leitfaden, kein Gefängnis.
Manchmal präsentiert man und stellt fest, dass ein anderes Beispiel besser funktionieren würde. Manchmal führt dich das Publikum in eine produktive Richtung. Manchmal läuft dir die Zeit davon.
Das ist alles in Ordnung.
Die Leute, die in Schwierigkeiten geraten, sind diejenigen, die von Anfang an nie eine Struktur hatten. Du hast einen Plan. Sie können sich anpassen, ohne den Faden zu verlieren.
Eine Gliederung zwingt Sie dazu, Ihre Logik zu durchdenken, bevor Sie sich auf Folien festlegen. Es hilft Ihnen zu erkennen, was fehlt. Es zeigt dir, welche Reihenfolge Sinn macht. Es verhindert, dass du dich wiederholst. Es gibt dir Selbstvertrauen, weil du weißt, wohin du gehst.
Deshalb skizzieren erfahrene Moderatoren immer zuerst. Sie haben gelernt, dass Präsentationen ohne Gliederung fast immer Probleme haben.
Wenn Sie das nächste Mal eine Präsentation erstellen müssen, versuchen Sie Folgendes:
Bevor Sie PowerPoint öffnen, öffnen Sie ein leeres Dokument.
Schreiben Sie Ihre Kernbotschaft in einem Satz auf. Nennen Sie Ihre 3-5 wichtigsten unterstützenden Punkte. Fügen Sie unter jedem Punkt die wichtigsten Beweise, Beispiele oder Daten hinzu. Ordne alles in logischer Reihenfolge an. Füge deine Öffnung und deinen Abschluss hinzu.
Öffnen Sie dann PowerPoint und beginnen Sie mit der Erstellung von Folien.
Sie werden vielleicht 20 bis 30 Minuten mit der Gliederung verbringen. Aber Sie sparen Stunden bei der Arbeit mit den Folien. Und am Ende erhalten Sie eine Präsentation, die tatsächlich Sinn macht.
Weil die Gliederung keine zusätzliche Arbeit ist. Es ist die Grundlage, die alles andere einfacher macht.
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