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プレゼンテーションの作成について誰も教えてくれないことは次のとおりです。ほとんどの人は間違った場所から始めます。
彼らはパワーポイントを開きます。彼らはテンプレートを選びます。彼らはスライドを追加し始めます。そして、スライド5のどこかで、このプレゼンテーションが実際にどこに向かっているのかわからないことに気付きました。
問題は、彼らがスライドを作るのが苦手だということではありません。問題は、彼らがアウトラインを飛ばしたことです。
アウトラインは、プレゼンテーションが理にかなっているのか、それともバラバラなのかを決定する基礎です。自然に流れていくプレゼンテーションと、進めていくうちに物事を明確に作り上げていくプレゼンテーションとの違いです。
これを修正しましょう。
明日、プレゼンテーションの期限があります。言いたいことはだいたい分かってるでしょ。なぜスライドを作り始めないの？
なぜなら、スライドは、意味のある順序ではなく、思いついた順序で作成するからです。同じ手順を繰り返すことになります。途中で、重要な情報を見逃していることに気付くでしょう。結局は、つながりのないスライドが10枚も出てきます。
そうなると、何時間もかけてスライドを並べ替えたり、重複した内容を削除したり、これまで意図されていなかったものに首尾一貫したストーリーを強要したりすることになります。
アウトラインはこれを解決します。余計な作業を追加してはいけない。無駄な作業を防ぐことによって。
最初にアウトラインを作成すると、実際に何を言いたいのかがわかってから、スライドに取り掛かります。ギャップがわかります。ロジックを修正してください。本当に意味のある順序で物事を並べるんだ。
アウトラインはスクリプトではありません。それはあなたのスライドではありません。それは君の話の要点でもない。
アウトラインはプレゼンテーションの骨組みです。家を建てるようなものだと考えてください。壁がどこに行くのか分からないうちに、乾式壁に釘を打つことはしないでしょう？
優れたアウトラインは次の質問に答えます。
あなたが言っている主なポイントは何ですか？
その要点を証明または説明する3～5の裏付けとなるポイントは何か？
これらの各点を裏付ける証拠、例、またはデータは何ですか？
視聴者にとって最も理にかなっている順序はどれですか？
すべてがどのようにつながっているのか?
ほとんどの人は、アウトラインとトピックのリストを混同します。
不適切なアウトラインは次のようになります。
良いアウトラインは次のようになります。
違いがわかりますか？2 番目のバージョンでは、あなたが言っていることとその理由が正確にわかります。
ステップ 1: コアメッセージから始める
「第3四半期の結果について発表している」わけではありません。これはトピックであって、メッセージではありません。
「第3四半期の結果は、顧客維持が当社の最大の成長要因であることを示しています」というのがメッセージです。
コアメッセージを一文で書き留めてください。それができなければ、プレゼンテーションの内容がまだ分からないということになります。
ステップ 2: 主なサポートポイントを特定する
あなたの核となるメッセージを受け入れるためには、オーディエンスが何を理解し、何を信じる必要があるか?
通常、これは3〜5個の要点です。7ではありません。12 ではありません。
主要なポイントが 5 つ以上ある場合は、2 つのプレゼンテーションが 1 つに隠れているか、「主な」ポイントの一部が実際には詳細を補足しているかのどちらかです。
ステップ 3: 証拠と例を追加する
各要点の下に、それを裏付ける証拠、例、データ、またはストーリーを挙げてください。
「売り上げが増えた」わけではありません。しかし、「新しい研修プログラムの実施後、北東地域の売上高は 23% 増加しましたが、実施していない地域では 8% 増加しました。」
すべてを単語ごとに書き出す必要はありません。何を話しているのか分かるように、詳細を十分に記録してください。
ステップ 4: 物事を論理的な順序で並べる
ほとんどの人は、聴衆にとって意味のある順序ではなく、思いついた順序でポイントを並べます。
次のポイントを理解する前に、まずオーディエンスに理解してもらう必要があることは何か、自問してみてください。
解決策を導入する前に、問題を突き止める必要がある場合があります。データの前にコンテキストが必要な場合があります。議論の前にストーリーが必要な場合があります。
ステップ 5: オープニングとクロージングを追加する
途中で何を言っているかがわかったので、開始方法と終了方法を理解してください。
あなたのオープニングは注目を集め、人々がなぜ気にかけるべきかを説明する必要があります。締めくくりは、あなたの核となるメッセージを補強し、次に何をすべきかを人々に伝えるものでなければなりません。
正しい方法はありません。いくつかのアプローチがあります。
ブレットポイント法
ドキュメントを開き、その下に詳細がネストされた状態でポイントを一覧表示します。
利点：シンプル、高速、フレキシブル。
デメリット：細部に迷いやすい。
スティッキーノート方式
それぞれの主要なアイデアを付箋に書いてください。それらを壁に置きなさい。順番が分かるまで動かしてください。次に、裏付けとなる詳細を記した付箋をその下にさらに追加します。
利点：物理的に物事を並べ替えて、構造全体を一度に見ることができます。
デメリット:多くのディテールをキャプチャするのが難しい。
スプレッドシート方式
セクション、要点、補足詳細、証拠、および推定時間の列を作成します。1 行ずつ記入してください。
利点：整理整頓と具体化を強制します。
欠点：硬く感じることがあります。
スノーフレーク法
プレゼンテーション全体を要約した一文から始めましょう。それを要点を記した段落に広げてください。各文をそれぞれの段落に展開してください。拡大を続けてください。
利点:すべてがコアメッセージにつながることを保証します。
デメリット:初期処理に時間がかかる。
最も自然だと感じるものを選んでください。ツールは関係ありません。考え方は重要です。
経験豊富で、自分のトピックが冷淡だとわかっている場合は、ハイレベルに保ってください。経験が浅い場合や何か新しいことを発表する場合は、詳細を追加してください。
ただし、ここで重要なのは、アウトラインが完全なスクリプトであってはならないということです。
言いたいことをすべて書き出すと、自然に話す代わりに読むことになります。
アウトラインには、何を言っているのか理解できる程度の詳細が含まれていなければなりません。ただし、一語一語読みたくなるほどではありません。
これは誰にでも起こります。アウトラインを作成して構築を開始すると、何かがうまくいかないことに気づきます。
それは結構です。君の輪郭は石に刻まれていない。
何かを変更する必要がある場合は、まずアウトラインに戻って修正してください。その後、スライドを更新してください。
スライドをランダムに変更するだけではいけません。そうやって始めたところに戻ってしまうのです。
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トレーニングプレゼンテーション
カンファレンストーク
あなたの概要はガイドであって刑務所ではありません。
時々、プレゼンテーションをしているときに、別の例の方がうまくいくことに気付くことがあります。聴衆があなたを生産的な方向に導いてくれることもあります。時々、時間切れになることもある。
それは大丈夫です。
トラブルに巻き込まれるのは、そもそも仕組みがなかった人たちです。君には計画がある。糸を失わずに調整できます。
アウトラインを作成すると、スライドに取り掛かる前にロジックを熟考する必要があります。欠けているものを見分けるのに役立ちます。どの順序が理にかなっているかがわかります。同じことを繰り返すことを防いでくれます。自分がどこに向かっているのかわかっているので、自信がつきます。
そのため、経験豊富なプレゼンターは常に最初にアウトラインを作成します。アウトラインのないプレゼンテーションにはたいてい問題があるということを学びました。
次回、プレゼンテーションを作成する必要が生じたときには、次のことを試してください。
PowerPoint を開く前に、空白のドキュメントを開いてください。
コアメッセージを一文で書き留めてください。主なサポートポイントを3～5つ挙げてください。各ポイントの下に、重要な証拠、例、またはデータを追加します。すべてを論理的な順序で並べてください。オープニングとクロージングを追加してください。
次に PowerPoint を開いて、スライドの作成を開始します。
アウトラインを作成するにはおそらく20〜30分かかります。しかし、スライドの時間を節約できます。そして、実際に意味のあるプレゼンテーションができあがります。
アウトラインは余計な作業ではないからです。これが基本なので、他のことはすべて簡単にできます。
