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Voici ce que personne ne vous dit à propos de la création de présentations : la plupart des gens commencent au mauvais endroit.
Ils ouvrent PowerPoint. Ils choisissent un modèle. Ils commencent à ajouter des diapositives. Puis, quelque part autour de la diapositive 5, ils se rendent compte qu'ils n'ont aucune idée de la direction que prend réellement cette présentation.
Le problème n'est pas qu'ils sont mauvais pour créer des diapositives. Le problème, c'est qu'ils ont ignoré le plan.
Un plan est la base qui détermine si votre présentation a du sens ou s'il s'effondre. C'est la différence entre une présentation qui se déroule naturellement et une présentation dans laquelle vous inventez clairement les choses au fur et à mesure.
Réglons ça.
Vous devez faire une présentation demain. Tu sais à peu près ce que tu veux dire. Pourquoi ne pas simplement commencer à créer des diapositives ?
Parce que vous allez créer des diapositives dans l'ordre dans lequel vous les avez imaginées, et non dans l'ordre logique. Tu vas te répéter. Vous vous rendrez compte à mi-chemin qu'il vous manque des informations cruciales. Vous vous retrouverez avec des dizaines de diapositives qui ne se connectent pas tout à fait.
Ensuite, vous passerez des heures à réorganiser les diapositives, à supprimer les doublons et à essayer d'imposer un récit cohérent sur quelque chose qui n'a jamais été conçu pour en avoir un.
Un plan permet de résoudre ce problème. Pas en ajoutant du travail supplémentaire. En évitant le gaspillage de travail.
Lorsque vous esquissez les grandes lignes pour la première fois, vous déterminez ce que vous essayez réellement de dire avant de le publier sur des diapositives. Vous repérez les lacunes. Vous corrigez la logique. Vous organisez les choses dans un ordre qui a du sens.
Un plan n'est pas votre script. Ce ne sont pas tes diapositives. Ce n'est même pas ton sujet de discussion.
Un plan est l'ossature de votre présentation. Pensez-y comme si vous construisiez une maison. Vous ne commenceriez pas à clouer des cloisons sèches avant de savoir où vont les murs, n'est-ce pas ?
Un bon plan permet de répondre à ces questions :
Quel est le principal argument que vous soulevez ?
Quels sont les 3 à 5 points d'appui qui prouvent ou expliquent ce point principal ?
Quelles preuves, exemples ou données étayent chacun de ces points ?
Quel ordre convient le mieux à votre public ?
Comment est-ce que tout est lié ?
La plupart des gens confondent un plan avec une liste de sujets.
Un mauvais schéma ressemble à ceci :
Un bon aperçu ressemble à ceci :
Vous voyez la différence ? La deuxième version vous explique exactement ce que vous dites et pourquoi.
Étape 1 : Commencez par votre message principal
Pas « Je présente nos résultats du troisième trimestre ». C'est un sujet, pas un message.
« Nos résultats du troisième trimestre montrent que la fidélisation de la clientèle est notre principal levier de croissance », tel est le message.
Écrivez votre message principal en une phrase. Si vous ne pouvez pas le faire, c'est que vous ne savez pas encore en quoi consiste votre présentation.
Étape 2 : Identifiez vos principaux points d'appui
Qu'est-ce que votre public doit comprendre ou croire pour accepter votre message principal ?
Habituellement, il s'agit de 3 à 5 points principaux. Pas 7. Pas 12.
Si vous avez plus de cinq points principaux, soit vous avez deux présentations cachées en une, soit certains de vos points « principaux » sont en fait des détails complémentaires.
Étape 3 : Ajouter des preuves et des exemples
Sous chaque point principal, énumérez les preuves, les exemples, les données ou les histoires qui le soutiennent.
Pas « les ventes ont augmenté ». Mais « les ventes de la région du Nord-Est ont augmenté de 23 % après la mise en œuvre du nouveau programme de formation, contre 8 % dans les régions qui n'en ont pas bénéficié ».
Vous n'avez pas besoin de tout écrire mot pour mot. Capturez simplement suffisamment de détails pour que vous sachiez de quoi vous parlez.
Étape 4 : Organiser les choses dans un ordre logique
La plupart des gens classent leurs points dans l'ordre dans lequel ils les ont considérés, et non dans l'ordre qui convient au public.
Posez-vous la question suivante : qu'est-ce que mon public doit comprendre en premier lieu pour que le point suivant ait du sens ?
Il est parfois nécessaire d'établir un problème avant de proposer une solution. Parfois, vous avez besoin de contexte plutôt que de données. Parfois, vous avez besoin d'une histoire avant votre dispute.
Étape 5 : Ajoutez votre ouverture et votre fermeture
Maintenant que vous savez ce que vous dites au milieu, déterminez comment vous commencez et comment vous finissez.
Votre ouverture devrait attirer l'attention et expliquer pourquoi les gens devraient s'y intéresser. Votre clôture devrait renforcer votre message principal et indiquer aux gens ce qu'ils doivent faire ensuite.
Il n'y a pas de bonne solution. Voici quelques approches :
La méthode Bullet Point
Ouvrez un document et commencez à répertorier les points avec les détails imbriqués en dessous.
Avantage : simple, rapide, flexible.
Inconvénient : il est facile de se perdre dans les détails.
La méthode Sticky Note
Écrivez chaque idée majeure sur un post-it. Placez-les sur un mur. Déplacez-les jusqu'à ce que l'ordre soit logique. Ajoutez ensuite d'autres notes autocollantes en dessous avec des informations complémentaires.
Avantage : vous pouvez réorganiser physiquement les choses et voir l'ensemble de la structure en même temps.
Inconvénient : il est plus difficile de capturer beaucoup de détails.
La méthode de la feuille de calcul
Créez des colonnes pour la section, le point principal, les informations complémentaires, les preuves et l'estimation du temps. Remplissez-le ligne par ligne.
Avantage : vous oblige à être organisé et précis.
Inconvénient : peut sembler rigide.
La méthode Snowflake
Commencez par une phrase résumant l'intégralité de votre présentation. Développez cela dans un paragraphe avec vos principaux points. Développez chaque phrase dans son propre paragraphe. Continuez à vous développer.
Avantage : garantit que tout est relié à votre message principal.
Inconvénient : cela prend plus de temps à l'avance.
Choisissez celle qui vous semble la plus naturelle. L'outil n'a pas d'importance. C'est la pensée qui le fait.
Si vous avez de l'expérience et que vous connaissez bien votre sujet, gardez-le de haut niveau. Si vous êtes moins expérimenté ou si vous présentez quelque chose de nouveau, ajoutez plus de détails.
Mais voici la clé : votre plan ne doit jamais être votre script complet.
Si vous écrivez chaque mot que vous avez l'intention de dire, vous finirez par lire au lieu de parler naturellement.
Votre plan doit être juste assez détaillé pour que vous sachiez ce que vous dites, mais pas au point que vous soyez tenté de le lire mot pour mot.
Cela arrive à tout le monde. Vous créez un plan, vous commencez à construire et vous vous rendez compte que quelque chose ne fonctionne pas.
C'est très bien. Votre silhouette n'est pas gravée dans la pierre.
Lorsque quelque chose doit changer, revenez à votre plan et corrigez-le d'abord. Mettez ensuite à jour vos diapositives.
Ne commencez pas simplement à changer les diapositives au hasard. C'est comme ça que tu retrouves là où tu as commencé.
Présentations commerciales
Présentations techniques
Présentations de formation
Discussions de conférence
Votre plan est un guide, pas une prison.
Parfois, vous faites une présentation et vous vous rendez compte qu'un autre exemple fonctionnerait mieux. Parfois, le public vous emmène dans une direction productive. Parfois, tu manques de temps.
C'est très bien.
Les personnes qui ont des problèmes sont celles qui n'ont jamais eu de structure au départ. Tu as un plan. Vous pouvez ajuster sans perdre le fil.
Un plan vous oblige à réfléchir à votre logique avant de vous lancer dans des diapositives. Cela vous permet de voir ce qui manque. Cela vous montre quel ordre a du sens. Cela vous évite de vous répéter. Cela vous donne confiance car vous savez où vous allez.
C'est pourquoi les présentateurs expérimentés esquissent toujours les grandes lignes en premier. Ils ont appris que les présentations sans plan présentent presque toujours des problèmes.
La prochaine fois que vous aurez besoin de créer une présentation, essayez ceci :
Avant d'ouvrir PowerPoint, ouvrez un document vierge.
Écrivez votre message principal en une phrase. Dressez la liste de vos 3 à 5 principaux points d'appui. Sous chaque point, ajoutez les principales preuves, exemples ou données. Organisez tout dans un ordre logique. Ajoutez votre ouverture et votre fermeture.
Ouvrez ensuite PowerPoint et commencez à créer des diapositives.
Vous passerez peut-être 20 à 30 minutes sur le plan. Mais vous économiserez des heures sur les diapositives. Et vous vous retrouverez avec une présentation qui a vraiment du sens.
Parce que le plan n'est pas un travail supplémentaire. C'est la base qui facilite tout le reste.
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