Language
Inilah yang tidak ada yang memberitahu Anda tentang membuat presentasi: kebanyakan orang memulai di tempat yang salah.
Mereka membuka PowerPoint. Mereka memilih template. Mereka mulai menambahkan slide. Dan kemudian, di suatu tempat di sekitar slide 5, mereka menyadari bahwa mereka tidak tahu ke mana presentasi ini sebenarnya akan pergi.
Masalahnya bukan karena mereka buruk dalam membuat slide. Masalahnya adalah mereka melewatkan garis besar.
Garis besar adalah fondasi yang menentukan apakah presentasi Anda masuk akal atau berantakan. Ini adalah perbedaan antara presentasi yang mengalir secara alami dan presentasi di mana Anda dengan jelas mengarang sesuatu saat Anda melakukannya.
Mari kita perbaiki itu.
Kau punya presentasi besok. Anda tahu kira-kira apa yang ingin Anda katakan. Mengapa tidak mulai membangun slide saja?
Karena Anda akan membuat slide dalam urutan yang Anda pikirkan, bukan urutan yang masuk akal. Kau akan mengulanginya. Anda akan menyadari di tengah jalan bahwa Anda kehilangan informasi penting. Anda akan berakhir dengan 10 slide yang tidak cukup terhubung.
Kemudian Anda akan menghabiskan berjam-jam mengatur ulang slide, menghapus duplikat, dan mencoba memaksakan narasi yang koheren ke sesuatu yang tidak pernah dirancang untuk memilikinya.
Garis besar menyelesaikan ini. Bukan dengan menambahkan pekerjaan tambahan. Dengan mencegah pekerjaan yang terbuang.
Ketika Anda menguraikan terlebih dahulu, Anda mencari tahu apa yang sebenarnya Anda coba katakan sebelum Anda memasukkannya ke slide. Anda melihat kesenjangan. Anda memperbaiki logikanya. Anda mengatur hal-hal dalam urutan yang benar-benar masuk akal.
Garis besar bukan skrip Anda. Ini bukan slide Anda. Itu bahkan bukan poin pembicaraan Anda.
Garis besar adalah kerangka presentasi Anda. Anggap saja seperti membangun rumah. Anda tidak akan mulai memaku drywall sebelum Anda tahu ke mana dindingnya pergi, bukan?
Garis besar yang bagus menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:
Apa poin utama yang Anda buat?
Apa 3-5 poin pendukung yang membuktikan atau menjelaskan poin utama itu?
Bukti, contoh, atau data apa yang mendukung masing-masing poin tersebut?
Urutan apa yang paling masuk akal bagi audiens Anda?
Bagaimana semuanya terhubung bersama?
Kebanyakan orang mengacaukan garis besar dengan daftar topik.
Garis besar yang buruk terlihat seperti ini:
Garis besar yang bagus terlihat seperti ini:
Lihat perbedaannya? Versi kedua memberi tahu Anda dengan tepat apa yang Anda katakan dan mengapa.
Langkah 1: Mulailah dengan Pesan Inti Anda
Bukan “Saya mempresentasikan tentang hasil Q3 kami.” Itu topik, bukan pesan.
“Hasil Q3 kami menunjukkan bahwa retensi pelanggan adalah pengungkit pertumbuhan terbesar kami” adalah pesan.
Tuliskan pesan inti Anda dalam satu kalimat. Jika Anda tidak dapat melakukan itu, Anda belum tahu tentang apa presentasi Anda.
Langkah 2: Identifikasi Poin Pendukung Utama Anda
Apa yang perlu dipahami atau diyakini audiens Anda untuk menerima pesan inti Anda?
Biasanya, ini adalah 3-5 poin utama. Bukan 7. Bukan 12.
Jika Anda memiliki lebih dari lima poin utama, Anda memiliki dua presentasi yang bersembunyi di satu, atau beberapa poin “utama” Anda sebenarnya adalah detail pendukung.
Langkah 3: Tambahkan Bukti dan Contoh
Di bawah setiap poin utama, buat daftar bukti, contoh, data, atau cerita yang mendukungnya.
Bukan “penjualan meningkat.” Tetapi “Penjualan wilayah Timur Laut meningkat 23% setelah menerapkan program pelatihan baru, dibandingkan dengan 8% di daerah tanpa itu.”
Anda tidak perlu menuliskan semuanya kata demi kata. Cukup tangkap detail yang cukup sehingga Anda tahu apa yang Anda bicarakan.
Langkah 4: Atur Hal-hal dalam Urutan Logis
Kebanyakan orang mengatur poin mereka dalam urutan yang mereka pikirkan, bukan urutan yang masuk akal bagi audiens.
Tanyakan pada diri sendiri: apa yang perlu dipahami audiens saya terlebih dahulu sebelum poin berikutnya masuk akal?
Terkadang Anda perlu menetapkan masalah sebelum memperkenalkan solusi. Terkadang Anda membutuhkan konteks sebelum data. Terkadang Anda membutuhkan cerita sebelum argumen Anda.
Langkah 5: Tambahkan Pembukaan dan Penutupan Anda
Sekarang setelah Anda tahu apa yang Anda katakan di tengah, cari tahu bagaimana Anda memulai dan mengakhiri.
Pembukaan Anda harus menarik perhatian dan menjelaskan mengapa orang harus peduli. Penutupan Anda harus memperkuat pesan inti Anda dan memberi tahu orang-orang apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Tidak ada satu cara yang benar. Berikut adalah beberapa pendekatan:
Metode Bullet Point
Buka dokumen dan mulai daftar poin dengan detail bersarang di bawahnya.
Keuntungan: sederhana, cepat, fleksibel.
Kerugian: mudah tersesat dalam detail.
Metode Sticky Note
Tuliskan setiap ide utama pada catatan tempel. Letakkan di dinding. Pindahkan mereka sampai urutannya masuk akal. Kemudian tambahkan lebih banyak catatan tempel di bawahnya dengan detail pendukung.
Keuntungan: Anda dapat mengatur ulang secara fisik dan melihat seluruh struktur sekaligus.
Kerugian: lebih sulit untuk menangkap banyak detail.
Metode Spreadsheet
Buat kolom untuk bagian, titik utama, detail pendukung, bukti, dan perkiraan waktu. Isi baris demi baris.
Keuntungan: memaksa Anda untuk terorganisir dan spesifik.
Kerugian: bisa terasa kaku.
Metode Kepingan Salju
Mulailah dengan satu kalimat yang merangkum seluruh presentasi Anda. Perluas itu menjadi paragraf dengan poin utama Anda. Perluas setiap kalimat ke dalam paragrafnya sendiri. Terus berkembang.
Keuntungan: memastikan semuanya terhubung kembali ke pesan inti Anda.
Kerugian: membutuhkan waktu lebih lama di muka.
Pilih mana yang terasa paling alami. Alat itu tidak masalah. Pemikiran itu melakukannya.
Jika Anda berpengalaman dan tahu topik Anda dingin, pertahankan tingkat tinggi. Jika Anda kurang berpengalaman atau menyajikan sesuatu yang baru, tambahkan lebih banyak detail.
Tapi inilah kuncinya: garis besar Anda seharusnya tidak pernah menjadi skrip lengkap Anda.
Jika Anda menuliskan setiap kata yang ingin Anda ucapkan, Anda akan membaca alih-alih berbicara secara alami.
Garis besar Anda harus memiliki detail yang cukup sehingga Anda tahu apa yang Anda katakan, tetapi tidak terlalu banyak sehingga Anda tergoda untuk membacanya kata demi kata.
Ini terjadi pada semua orang. Anda membuat garis besar, mulai membangun, dan menyadari ada sesuatu yang tidak berhasil.
Itu baik-baik saja. Garis besarmu tidak diukir di batu.
Ketika sesuatu perlu diubah, kembali ke garis besar Anda dan perbaiki di sana terlebih dahulu. Kemudian perbarui slide Anda.
Jangan hanya mulai mengubah slide secara acak. Begitulah cara Anda berakhir kembali di tempat Anda memulai.
Presentasi Penjualan
Presentasi Teknis
Presentasi Pelatihan
Pembicaraan Konferensi
Garis besar Anda adalah panduan, bukan penjara.
Terkadang Anda mempresentasikan dan menyadari contoh yang berbeda akan bekerja lebih baik. Terkadang audiens membawa Anda ke arah yang produktif. Terkadang Anda kehabisan waktu.
Itu semua baik-baik saja.
Orang-orang yang mendapat masalah adalah orang-orang yang tidak pernah memiliki struktur sejak awal. Kau punya rencana. Anda dapat menyesuaikan tanpa kehilangan utas.
Garis besar memaksa Anda untuk memikirkan logika Anda sebelum Anda berkomitmen untuk slide. Ini membantu Anda melihat apa yang hilang. Ini menunjukkan kepada Anda urutan apa yang masuk akal. Ini mencegah Anda mengulangi diri sendiri. Ini memberi Anda kepercayaan diri karena Anda tahu ke mana Anda akan pergi.
Itu sebabnya presenter berpengalaman selalu menguraikan terlebih dahulu. Mereka telah belajar bahwa presentasi tanpa garis besar hampir selalu memiliki masalah.
Lain kali Anda perlu membuat presentasi, coba ini:
Sebelum Anda membuka PowerPoint, buka dokumen kosong.
Tuliskan pesan inti Anda dalam satu kalimat. Buat daftar 3-5 poin pendukung utama Anda. Di bawah setiap poin, tambahkan bukti kunci, contoh, atau data. Atur semuanya dalam urutan logis. Tambahkan pembukaan dan penutupan Anda.
Kemudian buka PowerPoint dan mulailah membangun slide.
Anda akan menghabiskan mungkin 20-30 menit pada garis besar. Tapi Anda akan menghemat berjam-jam pada slide. Dan Anda akan berakhir dengan presentasi yang benar-benar masuk akal.
Karena garis besarnya bukan pekerjaan ekstra. Ini adalah fondasi yang membuat segalanya lebih mudah.
